Единое окно доступа к образовательным ресурсам

Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: Учебное пособие

Голосов: 3

В пособии в краткой форме изложены основы документационного обеспечения управления в социально-культурном сервисе и туризме. По каждой теме представлены вопросы для контроля знаний, а также даны исторические справки. При составлении пособия использован широкий круг современной литературы. Учебное пособие подготовлено на кафедре культурологии и социальной коммуникации Томского политехнического университета, соответствует программе дисциплины и предназначено для студентов Института дистанционного образования, обучающихся по специализации 230500 "Социально-культурный сервис и туризм".

Приведенный ниже текст получен путем автоматического извлечения из оригинального PDF-документа и предназначен для предварительного просмотра.
Изображения (картинки, формулы, графики) отсутствуют.
       ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
     Государственное образовательное учреждение
       высшего профессионального образования
      «Томский политехнический университет»




                  Е. В. Арляпова




ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОМ СЕРВИСЕ И ТУРИЗМЕ



                  Учебное пособие




                Издательство ТПУ
                   Томск 2005


       УДК 338.46+338.48(075.8)
       ББК У9(2)433я73
       А 82

       Арляпова Е. В.
А 82   Документационное обеспечение управления в социально-
       культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. – Томск:
       Изд-во ТПУ, 2005. – 130 с.


             В пособии в краткой форме изложены основы документа-
        ционного обеспечения в социально-культурном сервисе и ту-
        ризме. По каждой теме представлены вопросы для контроля
        знаний, а также даны исторические справки. При составлении
        пособия использован широкий круг современной литературы.
             Учебное пособие подготовлено на кафедре культурологии
        и социальной коммуникации Томского политехнического уни-
        верситета, соответствует программе дисциплины и предназна-
        чено для студентов Института дистанционного образования,
        обучающихся по специальности 230500 «Социально-
        культурный сервис и туризм».

                                           УДК 338.46+338.48(075.8)
                                           ББК У9(2)433я73


        Рекомендовано к печати Редакционно-издательским
         советом Томского политехнического университета

                            Рецензенты

О. Т. Лойко           – доцент кафедры культурологи и социальной
                       коммуникации Томского политехнического
                       университета, доктор философских наук;

И. Ю. Константинова – главный менеджер отдела зарубежного
                      туризма ООО «ТЭП “Томсктурист”».




          © Томский политехнический университет, 2005
2


                                                   ОГЛАВЛЕНИЕ


ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................................... 5

Раздел 1
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
КАК ОТРАСЛЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ........................................................................... 6
      Тема 1. Создание службы делопроизводства ........................................... 6
             1.1. Основные понятия и положения по делопроизводству ............ 6
             1.2. Организационное построение службы делопроизводства...... 12
             1.3. Задачи и функции службы делопроизводства......................... 17
             1.4. Законодательное регулирование делопроизводства ............... 18
             Контрольные вопросы и задания .................................................... 21
             Практикум........................................................................................ 21
      Тема 2. Ведение делопроизводства в организации ................................ 22
             2.1. Организация документооборота .............................................. 22
             2.2. Прием, обработка и распределение
                  поступающих документов ........................................................ 27
             2.3. Правила обработки исходящих документов ........................... 31
             2.4. Прохождение внутренних документов .................................... 31
             Контрольные вопросы и задания .................................................... 32
             Практикум........................................................................................ 32

Раздел 2
ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОЙ
СФЕРЕ.......................................................................................................................... 33
      Тема 3. Основные требования к оформлению документов ................ 34
             3.1. Виды документов и их функции .............................................. 34
             3.2. Общие требования к оформлению документов ...................... 37
             3.3. Реквизиты документа ............................................................... 40
             3.4. Особенности официально-делового стиля документов .......... 48
             3.5. Структура и композиция документа ........................................ 53
             Контрольные вопросы и задания .................................................... 55
             Практикум........................................................................................ 55
      Тема 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
              документов ..................................................................................... 56
             4.1. Организационные документы .................................................. 56
             4.2. Распорядительные документы ................................................. 59
             4.3. Информационно-справочные документы................................ 60
             4.4. Деловое письмо ........................................................................ 63
             Контрольные вопросы и задания .................................................... 66
             Практикум........................................................................................ 67




                                                                                                                               3


Раздел 3
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В ТУРИЗМЕ ..... 68
     Тема 5. Специфика делопроизводства в туристской деятельности ... 68
            5.1. Документы по организации туристского путешествия .......... 68
            5.2. Договор на туристское путешествие ....................................... 72
            5.3. Паспортные и визовые формальности..................................... 81
            Контрольные вопросы и задания .................................................... 84
            Практикум........................................................................................ 84

ЛИТЕРАТУРА ............................................................................................................ 85

ПРИЛОЖЕНИЯ .......................................................................................................... 87
     Приложение 1. Краткий словарь терминов,
                   применяемых в делопроизводстве ................................ 87
     Приложение 2. Примерное положение о структурном
                   подразделении по делопроизводству ............................ 91
     Приложение 3. Выдержки из закона РФ «Об информации,
                   информатизации и защите информации»
                   от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ....................................... 94
     Приложение 4. Выдержки из закона РФ «Об архивном деле в РФ»
                   № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. ..................................... 97
     Приложение 5. Примерная инструкция по делопроизводству .......... 103
     Приложение 6. Словарь для составления текстов служебных
                   документов и писем ...................................................... 107
     Приложение 7. Приказ ............................................................................ 109
     Приложение 8. Докладная записка........................................................ 111
     Приложение 9. Письмо-приглашение ................................................... 112
     Приложение 10. Письмо-благодарность ............................................... 113
     Приложение 11. Заявка на бронирование туристских услуг ............. 114
     Приложение 12. Лист бронирования ..................................................... 115
     Приложение 13. Путевка-ваучер (Voucher) .......................................... 116
     Приложение 14. Туристская путевка № ............................................... 117
     Приложение 15. Договор №___ о сотрудничестве
                    в области туризма ........................................................ 121
     Приложение 16. Договор на туристское обслуживание ...................... 126




4


   ВВЕДЕНИЕ

    Деятельность любой организации немыслима без организационно-
управленческих решений. Все формы деятельности находят свое отра-
жение в соответствующей документации.
    Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию рабо-
ты с официальными документами. Учитывая возросшую самостоятель-
ность предприятий в новых экономических условиях, компетентность
в области делопроизводства приобретает особую значимость.
    В настоящем учебном пособии излагаются основы документацион-
ного обеспечения управления в социально-культурном сервисе и туриз-
ме. Пособие сопровождается историческими справками, приложениями
образцов документов из различных отраслей деятельности, практиче-
скими заданиями по каждой теме.
    В первом разделе «Документационное обеспечение управления как
отрасль деятельности» представлен терминологический аппарат в об-
ласти делопроизводства; дается организация построения, задачи
и функции службы делопроизводства; показан процесс организации до-
кументооборота.
    Второй раздел раскрывает технологии документационного обеспе-
чения управления в социально-культурной сфере. Здесь изложены ос-
новные требования к оформлению документов и особенности подготов-
ки отдельных видов документов.
    Специфика документационного обеспечения управления в туризме
представлена в третьем разделе.
    При написании учебного пособия был использован широкий круг
современной литературы, представлен материал специалистов-
практиков в области делопроизводства, в частности М. И. Басакова,
В. Г. Гуляева, М. В. Кирсановой, Т. В. Кузнецовой. На основе данного
материала показана специфика документационного обеспечения управ-
ления в области социально-культурной сферы и туризма.




                                                                  5


    Раздел 1
    ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
    УПРАВЛЕНИЯ КАК ОТРАСЛЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ


    Тема 1. СОЗДАНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

   Прочитав и обдумав эту тему, Вы сможете:
   · оперировать терминологическим аппаратом в области делопро-
изводства;
   · обсудить достоинства и недостатки основных организационных
форм работы с документами;
   · сравнить должностные полномочия и обязанности работников
службы делопроизводства;
   · понять основные задачи и функции службы делопроизводства;
   · рассказать о наиболее важных нормативно-методических доку-
ментах в области делопроизводства.

    1.1. Основные понятия и положения по делопроизводству
   Как и в любой профессиональной сфере в делопроизводстве сущест-
вуют термины и определения, постоянно встречающиеся в работе с до-
кументами. Далее представлены основные понятия и положения по де-
лопроизводству.
   Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая до-
кументирование и организацию работы с официальными докумен-
тами1.
   Современное делопроизводство включает следующие направления
деятельности:
   · обеспечение своевременного и правильного создания документов
(документирование);
   · организацию работы с документами (получение, передача, обра-
ботка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подго-
товка документов для сдачи в архив, уничтожение).
   Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятиле-
тия используется термин документационное обеспечение управления
(ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютер-
ных систем и их организационным, программным и информационным
    1
      ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе-
ния. М.: Госстандарт России, 1998. С. 1.
6


обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в ком-
пьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «де-
лопроизводство» и «документационное обеспечение управления» явля-
ются синонимами и применяются для обозначения одной и той же дея-
тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в назва-
ниях документов, регламентирующих организацию документационных
процессов: «Государственная система документационного обеспечения
управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министер-
ствах и ведомствах Российской Федерации».
    Рассмотрим более подробно два главных направления деятельности
делопроизводства. Согласно государственному стандарту, документи-
рование – это «запись информации на различных носителях по ус-
тановленным правилам» 1.
    Документирование в организациях и фирмах может осуществляться на
естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограм-
ма, факсограмма) или на искусственных языках с использованием соот-
ветствующих носителей информации (магнитные ленты, диски, лазерные
диски, дискеты и т. д.). На сегодняшний день в управленческой практике
преобладающим способом документирования является компьютерная пе-
чать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объясни-
тельные записки, создается обычно рукописным способом.
    Во многих случаях законами и актами государственного управления
предписывается обязательное документирование. В частности, Феде-
ральный закон «Об информации, информатизации и защите информа-
ции» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обя-
зательным условием включения информации в информационные ресур-
сы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанав-
ливаемом органами государственной власти, ответственными за органи-
зацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов,
безопасность Российской Федерации»2.
    Организация работы с документами – это обеспечение движения
документов в аппарате управления, их использования в справоч-
ных целях и хранения.
    В технологию работы с документами входят следующие операции:
    · прием и первичная обработка документов;
    · предварительное рассмотрение и распределение;
    · регистрация документов;

   1
      ГОСТ Р. 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе-
ния. М.: Госстандарт России, 1998. С. 2.
    2
      Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информа-
ции» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, ст. 609.
                                                                           7


    · исполнение документов;
    · информационно-справочная работа;
    · отправка документов;
    · систематизация (формирование дел) и текущее хранение ;
    · контроль исполнения документов.
    Рассмотрим более подробно некоторые из перечисленных понятий.
Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
формирование дела – группирование исполненных документов в дело
в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем
наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их
хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация
документов внутри дела; контроль исполнения документов – совокуп-
ность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.
    В основе любого документа лежит информация. В каждой области че-
ловеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому
она подразделяется на научную, технологическую, социальную и т. д. В ор-
ганизациях, фирмах и на предприятиях (независимо от направления дея-
тельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая
информация, которая используется для целей управления каким-либо объ-
ектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд
требований: достоверность, оперативность, полнота, точность, адресность,
доступность для восприятия. Наиболее существенны два требования
к управленческой информации:
    – во-первых, она должна быть своевременной;
    – во-вторых, достаточной для принятия решения в управлении пред-
приятием.
    Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные
сведения о проблеме, так как за время, потраченное на передачу и обра-
ботку информации, состояние проблемы может измениться. Полнота
информации выражается её объемом, который должен быть достаточ-
ным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная
информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообос-
нованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.
    Создание законодательной основы использования информации яв-
ляется фактом существенного изменения отношения общества к органи-
зации информационных ресурсов, осознания того, что информация
и документ как её носитель, пронизывая все аспекты управления, влия-
ют на функционирование различных структур и в конечном итоге при-
водят к достижению экономических результатов.
    Документы используются в различных областях деятельности и яв-
ляются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому
8


содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой
отрасли и для каких целей он используется. Так, для историка документ
является историческим источником, для юриста документ, прежде все-
го, способ доказательства или свидетельства чего-либо, а специалисты
в области управления считают его средством фиксации и передачи
управленческих решений. В Федеральном законе «Об информации, ин-
форматизации и защите информации» документ – это зафиксирован-
ная на материальном носителе информация с реквизитами, позво-
ляющими её идентифицировать.
    Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, ко-
торые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст,
дата, подпись и т. д.). Различные документы состоят из разного набора
реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания докумен-
та, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до-
кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено,
для других – число и состав реквизитов установлены законодательными
и нормативными актами.
    Для управленческой деятельности чрезвычайно важна юридическая
сила документа, которая предполагает его обязательность для тех, кому
он адресован, или для круга участников управленческих действий (ор-
ганов управления, их структурных подразделений, общественных орга-
низаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются доку-
ментом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от
неё. Для подтверждения юридической силы документа необходимо со-
блюдать правила составления и оформления документов. Важную роль
в этом играют реквизиты, такие как наименование организации, дата
и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласо-
вания и утверждения.
    Помимо этого документ, в котором содержатся сведения, подтвер-
ждающие его достоверность (об авторе, времени и месте его создания),
считается подлинным – его называют первый экземпляр. Копия доку-
мента полностью воспроизводит информацию подлинного документа
и все его внешние признаки, однако не имеет юридической силы, если
она не получила специального удостоверения (нотариально заверена,
подписана уполномоченным на то лицом и т. д.).

   С XIV в. устанавливаются приемы засвидетельствования докумен-
тов и их составления. Появляются такие элементы, как скрепы, печати,
мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанк-
ционированного доступа на стадии его хранения и использования. За-
фиксированы случаи подделки документов в политических и лично-
корыстных целях.

                                                                   9


   Существующее в управлении разделение труда приводит к тому, что
различные специалисты управленческого аппарата или его структурных
подразделений выполняют разные функции. К таким функциям отно-
сятся, например, прогнозирование, работа с клиентами, организацион-
но-распорядительная деятельность, финансирование и т. д. Все формы
управленческой деятельности находят отражение в соответствующих
документах, которые выступают способом и средством реализации воз-
ложенных на аппарат управления функций. Данные документы состав-
ляют системы документации.
   Система документации – это совокупность документов, взаимо-
связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их оформлению. Независимо от
масштабности организации, фирмы и других причин, в любой органи-
зации используются документы, отражающие организационную, распо-
рядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность со-
ставляет систему организационно-распорядительной документации.
   Помимо общих для всех организаций и фирм функциональных сис-
тем документации выделяют также отраслевые системы, которые ис-
пользуются при документировании соответствующих видов деятельно-
сти и отражают их специфику. Это, например, системы документации
по образованию, здравоохранению, отдыху и туризму и др. Организа-
ционно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевы-
ми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она пред-
ставляет для других систем правовую основу, а с другой – в ней находят
отражение вопросы руководства, контроля, планирования и т. д.
   На современной стадии развития общества, в период становления
информационной эры произошло резкое увеличение объемов информа-
ции, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа орга-
низаций, фирм, расширением экономического и культурного сотрудни-
чества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков
информации, установления необходимого и достаточного количества
видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения
функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качест-
венно переработать растущие потоки информации. Появилась потреб-
ность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной
информации. Однако практическое внедрение и применение средств ав-
томатизации, эффективность их использования находятся в прямой за-
висимости от степени упорядоченности документации. Основным на-
правлением совершенствования документации является стандартизация
и унификация.
   Стандартизация – это процесс установления и применения стан-
дартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, при-

10



    
Яндекс цитирования Яндекс.Метрика